Con AdHoc Enterprise la contabilità è totalmente automatizzata e alimentata direttamente dai dati provenienti dagli altri moduli dell’applicativo (Acquisti, Vendite, Cespiti, ecc).
Oltre alle funzioni necessarie per svolgere le attività previste dalla normativa civilistica e fiscale, sono disponibili numerose funzioni che facilitano l’utente nella gestione aziendale: la riclassificazione dei bilanci, il piano dei conti, la gestione dei cespiti, delle ritenute d’acconto, il bilancio consolidato civilistico per gestire contemporaneamente bilanci di più gruppi e sottogruppi aziendali.
AdHoc Enterpirse permette di gestire la tesoreria aziendale per effettuare le registrazioni finanziarie sui conti correnti bancari, con comunicazione diretta con la banca e la riconciliazione automatica dei dati tramite lo standard CBI. L’ottimizzazione delle distinte e le strutture di riclassificazione libera del cash flow completano le funzioni a disposizione.

Contabilità Generale

La Contabilità Generale può essere vista come punto di arrivo per alcune gestioni (Acquisti, Vendite, Cespiti, ecc) e come punto di partenza per altre (Iva, Gestione partite/scadenze, Schede Contabili, Bilancio e Ritenute d’Acconto). Nel primo caso vengono demandate alla contabilità le funzioni di controllo, di rettifica, di gestione delle operazioni di fine esercizio, del controllo formale della quadratura, della stampa bollati e degli adempimenti Iva; la responsabilità dei dati contabilizzati è quindi distribuita nei luoghi in cui i dati si formano. Nel secondo caso vengono demandate alla contabilità tutte le funzioni, dal controllo sostanziale a quello formale, dalla gestione delle operazioni di fine esercizio alla stampa dei bollati e agli adempimenti Iva; la responsabilità dei dati contabili è quindi concentrata nell’ufficio contabilità. La procedura permette la generazione automatica di scritture contabili di chiusura e apertura bilancio, scritture di assestamento, rilevazione differenze cambi a fine esercizio, nonché la contabilizzazione automatica dei documenti attivi e passivi, delle distinte bancarie di incasso/pagamento, degli acconti emessi e ricevuti e delle movimentazioni legate ai cespiti ammortizzabili, agli insoluti e alle ritenute d’acconto.

Cespiti Ammortizzabili

Il modulo Cespiti Ammortizzabili mette a disposizione tutte le funzioni necessarie per la completa gestione del ciclo di vita dei beni ammortizzabili.
La procedura dispone di una funzione per la simulazione dei piani di ammortamento sia per quanto riguarda i beni a bilancio, sia per quanto riguarda beni previsionali (simulazioni), in modo da valutare l’impatto che tali ammortamenti possono avere sul bilancio.

Ritenute d’acconto

La gestione delle ritenute d’acconto, completamente integrata con le altre funzioni della procedura, permette di assolvere agli obblighi di registrazione e documentazione delle ritenute operate dai sostituti d’imposta, la relativa certificazione ed i versamenti periodici.
Registrando un documento passivo relativo a un fornitore di servizi soggetto a ritenuta non è necessario fare particolari distinzioni, registrandolo alla stregua degli altri documenti passivi. Allo stesso modo, registrando il documento direttamente in primanota, non si riscontrano differenze sostanziali rispetto a un’altra registrazione manuale di documento passivo. Attraverso una funzione di generazione ritenute verrà letto l’archivio dei movimenti di primanota, selezionando l’importo pagato di tutte le fatture passive che fanno riferimento a fornitori soggetti a ritenuta e che rientrano nell’intervallo di date impostato. Una volta determinata la percentuale di pagamento della fattura, la procedura risale alla registrazione di primanota che ha creato la partita, selezionando tutti i conti non di tipo Iva e verifica il loro collegamento con la tabella ritenute.
I dati derivanti dalla tabella ritenute, congiuntamente ai dati specifici legati al fornitore (che eventualmente può essere un agente), saranno quindi utilizzati per calcolare l’imponibile soggetto a ritenuta, la ritenuta da versare e le somme non soggette. In particolare la procedura gestisce sia le ritenute IRPEF che le ritenute previdenziali.
Il modulo permette di produrre una serie di stampe relative alla gestione delle ritenute: certificazioni, compensi pagati, versamenti IRPEF, contributi previdenziali e prospetti per la compilazione del modello 770 (o della corrispondente sezione del modello Unico).
È infine presente la possibilità di creare il file GLA per l’inoltro telematico dei versamenti a favore dell’INPS e il file per l’inoltro telematico del modello 770.

Gestione del credito

Il modulo gestisce il rischio cliente e le azioni ad esso correlate (contenziosi, lettere di sollecito, blocco vendite); si tratta di uno strumento di supporto all’attività di monitoraggio e analisi del credito aziendale ed è utile per classificare i clienti in base alla loro posizione creditoria.
Nello specifico il modulo permette di controllare i clienti verificandone l’ammontare del credito aperto e, in conformità a questo, definire eventuali blocchi ed invii di solleciti.

Tesoreria
Il modulo di Tesoreria consente all’azienda di effettuare le registrazioni finanziarie su conti differenti da quelli contabili e coincidenti con i conti correnti bancari.
Questi conti hanno tutte le informazioni che tipicamente caratterizzano un conto corrente bancario: spese di tenuta conto, interessi attivi e passivi, ecc.
La procedura consente all’azienda di registrare tutte le entrate e le uscite di disponibilità in modo da ottenere la riconciliazione con il conto corrente bancario.
Sono inoltre disponibili funzionalità per la gestione delle linee di finanziamento, delle anticipazioni contro documenti e degli assegni.
Particolarmente utili risultano essere le funzionalità di ottimizzazione distinte con minimizzazione del costo per la presentazione, la gestione del contenzioso e del cash flow; quest’ultima evidenzia, periodo per periodo, le disponibilità finanziarie dell’azienda su dati certi, ma anche su dati attesi (ad esempio ordini emessi o ricevuti).

Remote Banking

Strettamente connesso al modulo di Tesoreria vi è il modulo di Remote Banking, che consente all’azienda di scambiare informazioni con gli istituti di credito utilizzando lo standard CBI e di effettuare una riconciliazione automatica dei dati.
In particolare segnaliamo la gestione delle “avvisature passive” con abbinamento automatico delle scadenze e ritiro degli effetti.

Bilancio consolidato

Il modulo permette la gestione del Bilancio Consolidato civilistico secondo i diversi principi contabili adottati (IT-GAAP, IAS-GAAP).
Possono essere gestiti contemporaneamente bilanci (di esercizio e periodici) di più gruppi e sottogruppi aziendali.
L’estrazione dei saldi di bilancio e delle diverse partite intercompany avviene direttamente dalla prima nota contabile, mentre le diverse scritture di preconsolidamento e di consolidamento possono essere inserite nell’apposita prima nota di consolidato oppure generate automaticamente dalla procedura.
Le riconciliazioni possono essere operate sia nella fase di preconsolidamento (direttamente dalle aziende partecipate) che nella successiva fase di consolidamento (ad opera della Capogruppo).
Completano il modulo specifiche visualizzazioni ed utilità per facilitare il lavoro del consolidatore.

Telematici

La gestione dell’invio dei flussi telematici – come p.e. il modulo Antievasione Iva – permette l’adempimento previsto dalla Legge 73/2010 di conversione del Decreto Legge 25 marzo 2010 n. 40 per cui i soggetti passivi IVA sono tenuti alla comunicazione delle operazioni effettuate nei confronti di operatori economici aventi sede, residenza o domicilio in Paesi a fiscalità privilegiata (c.d. Black List), esclusivamente per via telematica all’Agenzia delle Entrate e con cadenza mensile o trimestrale: la gestione estrapola i dati in base al periodo di competenza e genera il file riportando tutte le informazioni richieste.

AdHoc Enterprise mette a disposizione funzioni avanzate per il controllo di gestione attraverso un’ampia gamma di moduli dedicati, che permettono di verificare il conseguimento degli obiettivi pianificati e lo scostamento con i risultati ottenuti in un certo periodo, in modo da intervenire con opportune azioni correttive. Il modulo di contabilità analitica fornisce la conoscenza analitica dei costi/ricavi per reparto/centro di responsabilità/Business unit/commessa. La gestione delle diverse fasi di redazione e revisione del budget consente di monitorare costantemente gli scostamenti tra gli obiettivi previsionali e i dati di consuntivo. L’analisi di bilancio completa gli strumenti a disposizione per ottimizzare il controllo dell’andamento dell’azienda grazie alla possibilità di personalizzare gli indici ed effettuare confronti e proiezioni sui bilanci.

AdHoc Enterprise consente infine di attivare il controllo di gestione integrato a livello di gruppo di aziende, in modo da omogeneizzare e riclassificare i dati secondo esigenze di gestione diverse da quelle della contabilità.

La gestione della Contabilità Analitica prevede una suddivisione dei Costi e dei Ricavi per natura (Spese telefoniche, Energia elettrica, Assicurazioni,…) e per destinazione (Reparti, Magazzini, …). La distinzione per natura avviene attraverso la definizione di Voci di Costo/Ricavo mentre quella per destinazione avviene attraverso la definizione di Centri di Costo/Ricavo (diretti, ovvero di livello 1 e indiretti, ovvero di livello superiore, fino a 99) ed eventualmente di Commesse (possono essere viste come un macro-raggruppamento, ovvero come Centri di Costo/Ricavo di livello più alto).

Consente la gestione delle diverse fasi di redazione e revisione del budget, il cui risultato finale consiste nella generazione di movimenti di analitica di tipo previsionale/budget nel modulo di contabilità analitica. Attraverso le funzionalità presenti nel modulo è infatti possibile definire, manipolare e consolidare il budget e monitorare costantemente gli scostamenti tra gli obiettivi previsionali e i dati di consuntivo attraverso specifiche funzioni.

Il modulo gestisce in modo esaustivo le problematiche connesse all’assestamento delle scritture contabili, alla riclassificazione del bilancio, all’analisi per indici, al confronto fra bilanci previsionali e consuntivi. E’ prevista inoltre la completa gestione della contabilità analitica tramite strutture di bilancio liberamente definibili sia per voci che per centri di costo/ricavo e indici liberamente definibili sulle voci di analitica specificate.

Consente di attivare un controllo di gestione integrato a livello di gruppo di aziende: in questo modo i dati possono essere omogeneizzati e riclassificati secondo esigenze gestionali anche differenti da quelle che ne hanno guidato la registrazione nella contabilità analitica delle singole aziende. Spesso, infatti, i controller dei gruppi aziendali si trovano a gestire grande complessità nell’integrazione dei dati gestionali (budget e/o consuntivi), sia a causa dell’utilizzo di differenti sistemi di codifica (piano dei conti di contabilità generale, centri di costo, commesse, ecc), sia a causa dell’eterogeneità dei business perseguiti.

La copertura delle funzioni logistiche in un’azienda è garantita dalla presenza di diversi moduli estremamente collegati: è possibile gestire flussi operativi che interagiscono con singole funzionalità di ciascuno di essi. Ad esempio un ordine cliente potrebbe scaturire da un’offerta. In base all’impegnato di magazzino si possono generare automaticamente ordini a fornitore (proposte di acquisto) ed in seguito evadere gli ordini cliente con emissione dei documenti di trasporto e generazione automatica della fatture differite (piano fatturazione). Grazie alla tracciabilità (modulo Ordini) è possibile verificare sempre lo stato e le modalità di avanzamento degli impegni presi con i clienti. Le righe dei documenti/movimenti possono essere compilate non solo impostando un determinato flusso documentale, ma anche attraverso la funzione di caricamento rapido dei dati che consente di compilarle trasferendo i dati da penne con memoria oppure da file di testo o fogli elettronici (Excel/Calc).

E’ possibile creare magazzini fisici o logici: i primi sono intesi come quelli in cui esistono fisicamente gli articoli, mentre quelli logici sono rappresentati, ad esempio, dall’insieme degli articoli dati in visione ai clienti. Di conseguenza, un magazzino può essere classificato come fiscale o non fiscale, a seconda della sua partecipazione o meno all’elaborazione dell’inventario fiscale aziendale. I magazzini possono essere gestiti ad ubicazione; per ogni articolo esiste sempre la possibilità di interrogare la giacenza, oppure il riservato per magazzino/ubicazione.

Il ciclo vendite presenta una gran varietà di documenti, suddivisi in macro tipologie: fatture, documenti di trasporto, ordini, ordini previsionali e documenti interni, quali ad esempio offerte a cliente, ordini di allestimento materiali, buoni di prelievo a magazzino o bollettini di servizio. I documenti possono essere collegati fra loro a rappresentare il flusso operativo aziendale, consentendo il passaggio automatico dei dati da un documento a un altro e garantendone la tracciabilità. La funzionalità del “Piano di Spedizione” consente all’azienda di definire una priorità agli ordini da evadere e di effettuare una verifica di disponibilità della merce a magazzino. Alla conferma di un piano di spedizione la funzione di “picking” permette al magazziniere di indicare il luogo in cui reperire la merce, di dichiarare la merce prelevata e di rifornire una o più aree di picking per la successiva gestione dell’imballo della merce (“packing list”). E’ possibile controllare l’affidamento concesso al cliente in fase di vendita e associare alcune tipologie di documenti alla funzionalità di cash flow. Dai documenti del ciclo attivo è previsto il calcolo delle provvigioni con l’emissione di una nota provvigione per gli agenti. Sono gestiti anche i versamenti Enasarco per i fondi previdenza, assistenza e FIRR.

La gestione del ciclo acquisti è speculare rispetto al ciclo vendite e consente la gestione di tutti i documenti da/verso i diversi fornitori dell’azienda: documenti di trasporto di ricevimento ed inoltro merce, fatture passive, note di credito ricevute e documenti interni (che includono le restanti categorie), tutti ampiamente personalizzabili attraverso l’impostazione delle causali documenti. Anche le fatture passive (eventualmente generate dai D.D.T. di acquisto precedentemente caricati) possono essere contabilizzate in modo automatico, mediante l’apposita funzione presente nel modulo di contabilità generale. Il modulo consente la verifica di congruenza fra ordini, D.D.T. e fatture.

Permette la gestione delle attività di coordinamento delle risorse interne all’azienda, ad esempio la possibilità di annotare appuntamenti presso clienti o attività personali da svolgere senza una scadenza predefinita, e la possibilità di creare documenti (ad esempio fatture) sulla base della attività svolte e di contratti definiti con i clienti o legati alla loro struttura organizzativa (impianto).

Il Modulo consente all’azienda di gestire, per determinati articoli a magazzino, una codifica che identifichi il singolo “item”. Questa codifica prende spesso il nome di codice Matricola, o Serial Number. L’utilizzo di codici matricola rende possibile la tracciabilità (tracking) dei movimenti che riguardano il singolo articolo a magazzino. Per le aziende commerciali, questo significa la possibilità di mantenere un log di tutte le transazioni effettuate sul singolo articolo, dall’acquisto, alla cessione, al rientro in riparazione o garanzia, alla restituzione al cliente; per le aziende di produzione, in aggiunta, significa la possibilità di sapere esattamente, a fronte del versamento di un prodotto finito o semilavorato a magazzino, quali componenti sono stati impiegati per la sua produzione.

Gestisce le attività aziendali di vendita e marketing rivolte alla redazione dei documenti d’offerta e di promozione a clienti potenziali ed effettivi. Vuole essere di supporto alle attività di vendita di “prodotti” complessi, come servizi o forniture articolate in molte parti (ad esempio vendita “chiavi in mano” di hardware, software e servizi), nei quali l’offerta si esplicita spesso in un documento di varie pagine con un layout strutturato.

E.D.I. (Electronic Data Interchange) è lo scambio di dati strutturati nei formati standard tramite mezzi elettronici tra applicazioni informatiche. Come “scambio fra i sistemi informativi di aziende diverse di documenti commerciali strutturati secondo standard concordati, attraverso una rete di telecomunicazioni”, l’EDI sostituisce i tradizionali sistemi cartacei per gli ordini d’acquisto, fatture, ordini di pagamento, bolle di consegna ecc, con una conseguente riduzione dei costi ed un aumento dell’efficienza dei processi aziendali, eliminando controlli e verifiche manuali per tutte le transazioni commerciali.

Questo modulo del programma gestionale permette di definire obiettivi di vendita, a valore e/o a quantità, per diverse “dimensioni” (zone geografiche, agenti, raggruppamenti di prodotti, ecc.) coerenti con gli obiettivi perseguiti dall’azienda. Tali obiettivi devono essere basati sia sui dati storici di vendita sia sugli scenari evolutivi ed ipotesi definibili dall’utente. Il risultato ottenuto può anche essere utilizzato per definire politiche di approvvigionamento e di produzione coerenti con il budget creato.

Il modulo Flussi e automazioni risponde alle esigenze di aziende strutturate, con una marcata suddivisione dei compiti. Consente di definire e gestire i processi aziendali (work flow), attivare una funzionalità di agenda, definire e gestire le autorizzazioni dei documenti emessi e definire e controllare il budget sugli acquisti.

Con questo modulo del gestionale si risponde alla domanda di soluzioni relative alle diverse operatività commerciali in uso nella catena della D.O. e della G.D.O.. Con la denominazione Contratti si identificano le azioni commerciali che conducono a un riflesso indiretto sul prezzo finale di vendita, sia esso manifesto sul documento di vendita (contemporaneo alla vendita) o differito nel tempo (a scadenza prefissata). Il contratto si può applicare a una referenza direttamente mediante i suoi codici oppure per mezzo di una categoria come, ad esempio, un gruppo merceologico, una famiglia, una classe di ricarico, un attributo, ecc. E’ definita la sua applicabilità all’intestatario del documento mediante associazione diretta o per categorie di raggruppamento. Tra le tipologie di azioni considerate meritano particolare attenzione quelle riconducibili alle operazioni a premio (contratti obiettivo per agenti e clienti o riconosciuti da fornitori) che possono concretizzarsi in sconti di natura monetaria o in materiale o con la corresponsione di omaggi di altra natura. Vengono quindi generate righe o documenti di storno per allineare il valore del magazzino alla valorizzazione contabile e per generare statistiche di vendita/acquisto con l’esatto valore di periodo.

Lo standard CBI permette di inviare le fatture utilizzando il canale interbancario per la trasmissione delle stesse. Le fatture vengono rappresentate da un file XML rispondente a una struttura predefinita. Gli XML vengono inviati alla banca che, tramite il proprio front-end applicativo, provvederà allo smistamento, in modo che ogni fattura arrivi a destinazione.

Il modulo consente la valutazione e misurazione per un insieme di elementi di alcune caratteristiche ai fini della classificazione degli elementi stessi. Dal risultato di quanto controllato si decide se accettare o rifiutare. La valutazione è indirizzata a prodotti provenienti da linee di produzione esterne alla propria azienda. Lo strumento di valutazione cui il controllo di accettazione ricorre è il piano di campionamento e l’operazione esercitata da questo viene definito controllo campionario. Col piano di campionamento si definiscono la partita o il lotto degli elementi che si intende prendere in considerazione, l’entità del campione che si estrae dalla partita o lotto, la caratteristica di qualità richiesta dalla specifica tecnica, le condizioni di accettazione e di rifiuto della partita o lotto. Definiti i lotti da prendere in considerazione, viene stabilito quale deve essere il tipo di controllo in relazione alla specifica tecnica. Il controllo può essere al 100% o lotto per lotto.

Il modulo del programma gestionale consente di estrapolare, con criteri di estrazione personalizzabili dall’utente, i dati statistici dai movimenti di magazzino e dai documenti del ciclo attivo e passivo. E’ possibile mettere a confronto tre periodi distinti e utilizzare qualsiasi valuta per la rappresentazione dei dati.

Il modulo “Contributi accessori” consente la gestione di diverse tipologie di contributo che normative o regolamenti impongono di applicare, con metodologie e determinanti loro proprie, contestualmente alla vendita di specifiche categorie di beni. Tali contributi si caratterizzano per modalità di applicazione e trattamento contabile/fiscale comuni, nonché per il fatto di interessare principalmente solo alcuni attori della catena distributiva: tutto ciò consente di far rientrare la loro gestione all’interno di un modulo distinto rispetto a quelli del ciclo attivo/passivo. I principali contributi che possono essere a vario livello gestiti con questo modulo sono il Contributo Ambientale CONAI, l’Eco Contributo RAEE, il contributo A.D.R. (European Agreement concerning the International Carriage of Dangerous Goods by Road) per il trasporto delle merci pericolose e, più in generale, i contributi o le prestazioni accessorie conseguenti lo scambio di beni.